Planeje sua semana: Boa parte da causa de não sermos
produtivos é que somos reativos na maior parte do tempo, ou seja, ficamos
freneticamente apenas respondendo aos estímulos e demandas urgentes que nos
chegam, sem necessariamente parar para pensar. Antes de começar a semana,
deveríamos parar um momento para programar as nossas maiores prioridades,
aquelas que são mais significativas e que nos mobilizam. E então selecionamos
algumas poucas tarefas que gerarão o maior impacto possível nessa direção que
queremos ir. Não se trata de fazer mais coisas, mas de fazer as coisas certas.
Reserve horário específico para cada atividade e delimite uma cota de
tempo definida: Pesquisas mostram que quando somos
específicos em “o que” e “quando” vamos fazer uma tarefa, as chances de
realmente executá-las aumenta quase 3 vezes. Isso ajuda também a manter a mente
focada naquela atividade enquanto estivermos executando-a. Já está mais do que
provado pela neurociência que a tendência moderna de ser multitarefas traz mais
prejuízos que benefícios, tanto à eficiência quanto à qualidade das relações ou
até mesmo à saúde. Se fizermos as coisas que mais importam, uma de cada vez
(ainda que dure poucos minutos cada uma), teremos muito mais chances de
sucesso, e estaremos menos estressados.
Desligue notificações automáticas de mensagens: Toda vez
que um alerta aparece na tela do seu computador ou celular, torna-se um
chamariz para querermos ler do que se trata. Muitas vezes não é muito
importante e só serviu para nos distrair, com isso perdemos não apenas tempo,
mas a qualidade do que estávamos realizando. Portanto, faça um favor a si mesmo
e desligue todas as notificações automáticas possíveis. Isso o ajudará a ser
mais protagonista do uso do seu tempo, e menos uma vítima que só reage a tudo
que lhe chega.
Utilize uma ferramenta e se familiarize com ela: Use uma
ferramenta que seja eficaz para programar seus compromissos e suas tarefas. É
importante que suas tarefas estejam todas em um único lugar, assim quando você
for planejar a execução delas, não corre o risco de priorizar as atividades
erradas por não estar olhando o todo. Se você usa ferramenta eletrônica, como
por exemplo, Outlook, Lotus Notes, Gmail, eles possuem diversos recursos que
podem contribuir muito para melhorar a produtividade. Por exemplo, quando
convidar alguém para uma reunião, já é possível ver se aquela pessoa está
ocupada naquele momento, e evita-se assim, perda de tempo em renegociação e
remarcação de reunião. É importante buscar cursos ou até dicas online de como
fazer uso prático e eficiente da ferramenta que você usa.
Minimize tudo que rouba o seu tempo: Observe (e se possível, anote)
tudo aquilo que rouba seu tempo durante uma semana. Você ficará impressionado
com a quantidade de coisas que desempenham esse papel. Por exemplo: em geral
perdemos muito tempo pensando sobre o que temos que fazer, isso é um tempo
precioso que, além de desperdiçado, aumenta o estresse, pois não estamos
produzindo nada, apenas preocupados. Ao invés disso, podemos ter uma agenda e
lista de tarefas bem claras que organiza nosso tempo ao redor daquelas
atividades que geram maior impacto para o objetivo que buscamos. Outro aspecto
que normalmente desperdiça tempo são as interrupções: pesquisas mostram que
quase um terço do tempo de um profissional é gasto com interrupções e o seu
necessário tempo de retomada da atividade. Uma coisa que ajuda a mudar da
cultura do “agora” é deixar claro para as pessoas, o “quando” elas podem
esperar algo de você (sua atenção, resposta, etc). Assim você não apenas se
organiza, mas também educa as pessoas ao seu redor sobre o que elas podem pedir
para você. E evidentemente que a sua resposta de “quando” para essa pessoa, não
deve partir de uma tentativa de ser evasivo, mas de alguém que é organizado e
quer oferecer informações mais precisas e eficazes.
Recarregue suas energias: Produtividade tem tudo a ver
com nossa capacidade de pensar e sermos criativos, pois somos trabalhadores da
era do conhecimento. Sendo assim, é fundamental cuidar da nossa energia física
e mental. Atividades de lazer que motivam, relacionamentos e interações
significativas e fazer pausas durante o dia, são alguns dos exemplos que
contribuem com essa recarga energética.
Faça coisas que te inspirem: Procure encontrar um propósito
em tudo o que fizer. Um dos fatores que mais contribuem para aumentar nossa
motivação e desempenho é encontrar um sentido naquilo que estamos fazendo, não
importa quão grande ou simples for a atividade. De forma que, tudo que formos
fazer, podemos nos perguntar: “Qual o propósito disso?”. Com isso, mudamos a
chave interna de operar a partir do “tenho que” para “escolho fazer”, o
que significa mudar do modo reativo para o modo mais consciente e, portanto,
mais criativo, produtivo e motivador.
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