Alinhe sua gestão do tempo com suas metas

Por HBS

Ao fim de um dia atarefado, às vezes é difícil descobrir onde o tempo foi empregado. O seguinte trecho extraído do livro  Getting Work Done sugere um processo simples para que você priorize seu trabalho e compreenda como está de fato utilizando o seu tempo.

Quais as metas que você está estabelecendo para o seu trabalho? A forma como você está despendendo o seu tempo está relacionada de fato com essas metas? Sem responder a essas perguntas, fica difícil saber como as muitas tarefas em sua lista devem ser priorizadas, organizadas e por fim realizadas.

Enumere suas metas

O ideal seria que você e seu chefe se reunissem no início de cada ano para formular um conjunto de metas de desempenho. A partir dessa discussão, você deve compreender como aquelas metas se associam às metas e missão da empresa. Você também provavelmente tem suas próprias metas de carreira.  Juntas, elas devem ser algo do tipo “melhorar as habilidades de gestão de pessoas. Gerir seis produtos novos. Administrar os contratos de todos os produtos novos do departamento. Desenvolver habilidades de gestão do pessoal de vendas”.

Ao revisitá-las agora, anote essas metas no papel ou em um aplicativo de anotações, se preferir. Você as utilizará em duas maneiras: primeiro, para priorizar seu trabalho diário; e segundo, para medir o seu progresso (em outras palavras, para servirem de referência àquilo que está realizando e indicarem se as mudanças efetuadas como resultado desse livro são efetivas para você).  Ao se voltar para essa lista regularmente, você será capaz de identificar quais tarefas são mais importantes de serem abordadas de modo que possa se planejar para esse fim.

Monitore seu tempo

Uma vez identificadas as metas, é hora de analisar como você está empregando o seu tempo. Você está trabalhando nas coisas que deveria estar fazendo?—aquelas que permitirão que alcance essas metas-ou está sendo obstruído por tarefas não relacionadas ou crises inesperadas?

A fim de compreender de fato onde você está despendendo seu tempo e identificar se deve ajustar ou não sua carga de trabalho, monitore seu trabalho por duas semanas ao completar o seguinte exercício. Pode ser que você descubra que seus resultados não se alinham com suas metas. A ideia é revelar onde ocorre esse desalinhamento de forma a poder corrigi-lo.

Primeiro, tome nota de suas atividades. Considere isso um despejo da memória e registre tudo que lhe vier à cabeça. Enumere todas as tarefas que desempenha, reuniões que participa e mesmo o tempo que gasta socializando ou procrastinando no trabalho.  Uma olhada na agenda das últimas duas semanas pode te ajudar a ter uma ideia de seu leque de atividades. Uma vez que tiver uma lista complete, divida em categorias amplas de modo a poder monitorar a quantidade de tempo despendido a realizar tarefas em cada categoria.  Algumas categorias a incluir e a serem consideradas:

• Responsabilidades essenciais:  tarefas do dia a dia que constituem a espinha dorsal de seu trabalho.
• Crescimento pessoal: atividade e projetos que considera significativos e valiosos, mas que podem não ser parte de suas responsabilidades diárias.
• Gestão de pessoas: seu trabalho com os outros, incluindo subordinados diretos, colegas e mesmo seus superiores.
• Crises e incêndios: interrupções e assuntos urgentes que surgem ocasionalmente e sem esperar.
• Tempo livre: pausas para o almoço e tempo despendido escrevendo e-mails pessoais, navegando na web ou verificando as mídias sociais.  
• Tarefas administrativas: tarefas necessárias que desempenha todo dia, como a aprovação de fluxos de trabalho ou faturas, ou juntando relatórios de despesas. 

A visualização de seu trabalho dividido em categorias como essas o ajudará a perceber como você está realmente despendendo seu tempo, e lhe permitirá ter uma noção se isso se alinha ou não com as metas identificadas.  .

Em seguida, monitore seu tempo. Uma vez estabelecidas as categorias, comece a monitorar quanto tempo você despende a realizar tarefas em cada uma delas.  Você pode estimar por hora, ou se quiser esmiuçar mais profundamente seus hábitos, pode ser mais minucioso. Para registrar seus resultados, utilize uma ferramenta de monitoramento de tempo ou uma agenda padrão; para analisar esses resultados utilize uma planilha como a exibida abaixo. Enumere cada categoria em sua própria coluna e escreva os dias da semana em cada linha. Calcule o tempo despendido em cada tarefa para cada categoria para as duas semanas seguintes e coloque o valor da soma total nas categorias correspondentes

AMOSTRA DE QUADRO PARA MONITORAR O TEMPO DESPENDIDO EM TAREFAS POR SEMANA

Visualize aqui: bit.ly/2549A6z

Nessa altura, você pode estar pensando, sou muito ocupado; não tenho tempo para registrar tudo o que faço. É verdade: esse sistema exige um investimento inicial de tempo e esforço.

Porém, ao registrar suas tarefas e o tempo que leva para concluí-las você será capaz de visualizar claramente onde está despendendo tempo demais e onde é necessário começar a realocar tempo para alcançar suas metas. Se deseja melhorar suas habilidades de gestão de pessoas, por exemplo, pode se dar conta de que dedicar 10 horas por semana não é o suficiente; talvez seja preciso tirar a carga de algumas tarefas administrativas de forma a ter um tempo adicional necessário para essa meta. Ao efetuar mudanças pequenas, deliberadas na maneira como despende seu tempo, você se assegurará de que está investindo a quantia certa de tempo nas tarefas que importam, tornando-se mais eficiente no atingimento de suas metas.

Saiba quem você é e mude se necessário

Para saber se há necessidade de mudar algo em seu modo de ver o mundo é preciso, inicialmente, fazer um exercício de autoconsciência. Só assim será possível estabelecer metas a serem cumpridas

Para traçar os objetivos a serem seguidos durante a vida, se faz necessário pensar primeiro nos diferentes papéis que cada ser humano desenvolve.

O papel de pai ou de mãe, de funcionário, de marido ou de esposa, ou de líder. Esses papéis são assumidos pelos indivíduos à medida em que as circunstâncias aparecem e não precisam, necessariamente, ser os mesmos a vida toda. Podem ser reescritos conforme a necessidade

de cada um. Stephen Covey explica que o processo de reescrita de papéis deve ser iniciado se o indivíduo reconhecer papéis ineficazes e paradigmas incompletos ou incorretos no seu comportamento. Para explicar esse procedimento, utiliza como exemplo a autobiografia de Anuar Sadat, ex-presidente do Egito. Sadat nasceu e foi criado para sentir ódio de Israel. Certa vez, ele

fez uma declaração à televisão em que dizia que jamais apertaria a mão de um israelense enquanto eles ocupassem um único centímetro de solo árabe. Ele moveu toda a nação nesse objetivo e provocou manifestações independentes e nacionalistas. Essa atitude era considerada muito irresponsável e Sadat sabia disso. Após ponderar a situação e se recordar da sua juventude vivida na Cela 54 -- uma solitária na Prisão Central do Cairo -- em função de seu envolvimento em uma conspiração contra o rei Faruk, Sadat reavaliou sua conduta e reescreveu seu papel. Ele visitou o Knesset, o parlamento de Israel, em Telaviv, e iniciou um dos mais importantes movimentos de paz na história do mundo. “Sadat foi capaz, assim, de utilizar sua autoconsciência, sua imaginação e sua consciência para exercer a liderança pessoal, para mudar um paradigma”, explica Stephen Covey em seu livro. Assim como na história de Sadat, é por meio do processo da autoconsciência que as pessoas identificam papéis inadequados, profundamente arraigados, não compatíveis com as coisas que realmente valorizam.

O importante, segundo Stephen Covey, é que o indivíduo esteja ciente dos diferentes papéis que desempenha e se estes estão de acordo com seus princípios e valores. Só assim cada ser humano se torna capaz de traçar a sua missão de vida, que guiará as suas decisões cotidianas.

Mude maus hábitos tornando-se consciente deles

Por HBR

Mudar um hábito não precisa demorar muito, mas é difícil. Muito difícil. Mas quando se trata de hábitos contraproducentes como, por exemplo, discutir demais, autocrítica exagerada ou constantemente jogar a culpa de problemas em outras pessoas, tornar essas reações automáticas em algo saudável e mais produtivo é essencial. O primeiro passo é se tornar consciente delas. Você não pode mudar algo que não percebe estar fazendo. Pense nos tipos de coisas que servem como gatilhos a essas reações e pense nos tipos de sinais que as precedem. Depois, tente perceber onde você pode encontrar esses sinais e cortá-los, interrompendo o processo. O mais cedo que você conseguir impedir a si mesmo de entrar nesse tipo de situação, melhor. Tente simplesmente dar um tempo para si mesmo respirar e se acalmar. Finalmente, trabalhe para substituir o hábito ruim por algo mais saudável. Você pode mudar seus maus hábitos, o truque é pará-los quando eles estão começando a se mostrar.

Fonte: http://bit.ly/21KQX4X

Líderes ganham credibilidade se não esconderem seus receios

Por HBR

Os gestores foram treinados para esconder vulnerabilidades, minimizar riscos, serem consistentes e sempre detentores do controle completo em todas as situações. Mas é impossível confiar em alguém que é sempre racional, sério e controlado. Se você deseja ganhar confiança de seus colaboradores, colegas, chefes, você precisa ter a coragem de se mostrar como um ser humano mais complexo. Isso significa sentir-se confortável em expressar dúvidas. Líderes inteligentes sabem que quase sempre existe mais de uma resposta correta, e, mesmo depois de terem tomado uma decisão, eles não têm medo de repensá-la e alterar a decisão, se necessário. Não foque tanto em ser sempre um visionário. Ao invés disso, tente ser mais humano. Expresse dúvidas, solicite opiniões contrárias e esteja disposto a mudar de opinião, quantas vezes for necessário.

Fonte: http://bit.ly/1CSY82W

Mauro, o Vendedor que é tipo um Google

Por Maurício Araújo

Alberto quer comprar um carro.

Ele começa consultando a tabela “FIPE”, compara preços no “Webmotors”, consulta a revista “4 Rodas”, fala com amigos, com a esposa e decide ir até a loja mais próxima de sua casa para pesquisar.

Alberto tem o interesse e a intenção de comprar um novo carro. Ele sabe o que procura. Ele sabe as vantagens e desvantagens dos concorrentes desta categoria. Ele tem uma boa ideia da faixa de preço que pode esperar e o que quer pagar. Ele está pronto para identificar uma boa oportunidade de negócio e também uma ruim.

Alberto ainda não sabe mas na verdade ele já se decidiu. O que ele quer agora é

se convencer de que está tomando a melhor decisão.

Ele vai na loja.

Ao entrar, ele é recebido pelo Consultor de Vendas, Mauro.

Mas pra quê serve o Mauro nessa hora??

Não serve para convencer....

Não serve para criticar a concorrência....

Não serve para explicar o produto....

Não serve para nada disso.

Alberto já tomou sua decisão

ele só está buscando evidências de que sua decisão foi acertada!

É pra isso que o Mauro serve!

Expor as evidências que vão ao encontro do critério de avaliação do Alberto para sua melhor tomada de decisão

Primeiramente, ele identifica quais são os critérios (conscientes e subconscientes) que o Alberto usa para tomar sua decisão.

Depois, ele fornece todas as evidências possíveis para que o Alberto feche o negócio com clareza e segurança com base nestes critérios.

O papel do Mauro é se certificar de que o Alberto tem todas as informações que precisa (inclusive as que ele ainda nem pesquisou) para que assim Alberto sinta que tomou a melhor decisão possível dentre todas as alternativas disponíveis.

Mauro é um vendedor de sucesso porque conhece seu produto, conhece o concorrente e sabe diagnosticar com clareza. Ele sabe como ouvir e consegue sentir empatia por seu cliente.

Mauro funciona como uma ferramenta de busca que sabe fazer as perguntas certas.

Antes de comprar o carro, Alberto “comprou” o Mauro porque sua primeira frase foi: “Alberto, me descreva o carro ideal para você”. E por aí foi....

E no fim Mauro fechou mais uma.

Os mesmos princípios se aplicam em qualquer situação de compra e venda de produtos ou serviços. Mas você não encontra um Mauro com tanta frequência assim por aí...

A FranklinCovey ajuda vendedores a fazerem as perguntas certas para fecharem mais vendas e com mais velocidade. Saiba como em: www.franklincovey.com.br/promovendo-o-sucesso-dos-clientes

Sobre o autor: Mauricio Araujo é Líder de Prática de Vendas da FranklinCovey no Brasil.

3 passos para liberar seu potencial de líder no trabalho

Por Forbes Brasil

Todo líder anseia e busca o lugar mais alto possível para sua equipe. Mas muitos nunca conseguiram fazer uma avaliação realmente honesta sobre quem eles são. A verdade nua e crua é que a maioria das equipes tem líderes com caminhos já premeditados e, na maioria das vezes, sem muito tempo pra reunir, avaliar, dar opinião sobre pontos fortes e fracos de seus times.

Brad Black, CEO da HUMANeX Ventures, se tornou um mentor e tanto. No comando de uma das maiores empresas de recursos humanos dos Estados Unidos, ele considera avaliações profissionais “a base do desenvolvimento” e essencial para qualquer um que sonha ser um grande líder. FORBES pediu a ele, então, que selecionasse os principais pontos que auxiliariam o caminho para uma boa carreira de um futuro bom líder. Confira:

Auto-avaliação

Cada pessoa, pelo menos uma vez na vida, já olhou para dentro de si mesma e pensou “será que essa é a atitude que eu deveria tomar?”, “eu pareço ter pensamentos estranhos demais para ir longe”. Para Black, independentemente de onde queiramos chegar, precisamos entender que todas as pessoas são únicas e, apesar de suas diferenças, podem ter destinos de extremo sucesso. Portanto, vale sempre a pena acreditar que a nossa “estranheza” é que nos faz únicos. “O contexto importa”, ele diz. “Se você está se tornando um grande líder, nunca se esqueça de olhar para dentro e lembrar de quem realmente é”, complementa.

Ciência de fraquezas

É preciso saber o que você realmente faz com excelência e quais obrigações você deveria delegar. Tenha ciência das suas habilidades, das suas fraquezas e do que você precisa trabalhar em você. “Muitos talentos são latentes e nós vivemos em um mundo de poucas avaliações que realmente ajudam as pessoas a entender que eles estão em um papel relevante”, disse Black. Em outras palavras, não há quem se sinta confortável em ou queira ouvir que não cumpre alguma tarefa com excelência. Mas por não saber, ou evitando a verdadeira avaliação, perdemos a oportunidade de desenvolver novos pontos fortes. Grandes vencedores abraçam estes momentos, porque eles sabem que qualquer pequena vantagem pode lhes fazer um melhor competidor.

Recrutamento

Avaliações não só auxiliam líderes a aprimorar seus pontos fortes e fracos, mas também são ótimos recursos para o desenvolvimento de equipes de alto desempenho. “Ao estudar uma avaliação, gestores podem comparar e contrastar a integridade da liderança e, assim, recrutar novos perfil, de acordo com as necessidades”, disse. O resultado nunca será ruim: um líder que tem fé na nova contratação e ainda pode identificar características que serão benéficas à sua empresa.

Fonte:http://bit.ly/1PVfGhJ

O autoconhecimento na Gestão de Pessoas

 Portal do RH

Segundo a Psicologia, o autoconhecimento significa o conhecimento do indivíduo sobre si mesmo. Por que ele é tão importante hoje em dia na liderança e na Gestão com Pessoas? Antes de ter a consciência sobre o outro, é necessário estabelecer uma consciência real de si mesmo. Antes de liderar alguém, é necessário que o líder lidere a si mesmo, conheça suas emoções, crenças, padrões de comportamento e o que o motiva a ter determinadas atitudes. As crenças, principalmente, têm papel fundamental em nossas ações, pois podem apresentar um caráter que nos faz evoluir, mas também podem nos limitar.

Ao conhecer a si mesmo, o líder pode desenvolver o olhar de compreensão para com o outro. Ao perceber suas fraquezas, potencialidades, paixões e talentos, ele consegue enxergar seus liderados com menos julgamento e considerá-los seres em formação. O autoconhecimento amplia a nossa capacidade e o entendimento sobre quem somos e sobre quem lideramos. Com essa visão aguçada, podemos estimular o potencial dos nossos colaboradores e maximizar os resultados da empresa.

Entretanto, em todo processo de autoconhecimento é preciso um olhar cuidadoso para cada um dos aspectos que enxergamos nessas descobertas. Nem sempre estaremos prontos para lidar com aquilo que descobrimos. Vamos imaginar, por exemplo, uma casa para a qual acabamos de mudar. Tentamos colocar em ordem a maior parte das coisas e damos prioridade àquilo que é essencial para o nosso cotidiano, mas pode ser que deixemos alguns cômodos ainda bagunçados. Pode ser que, naquele momento, o que esteja ali guardado não seja essencial. Temos uma ideia do que existe naquele cômodo, mas ainda não temos a disposição necessária para arrumá-lo.

Chega um dia, porém, que a bagunça começa a incomodar. Procuramos coisas que sabemos que estão lá, mas não conseguimos encontrar. Então, pacientemente, entendemos que é necessário arregaçar as mangas e colocar ordem naquele cômodo. Aos poucos, vamos mexendo, limpando, botando algumas coisas no lugar. Outras jogamos fora, outras colocamos em uma caixa e deixamos para depois, até chegar o momento de tudo estar limpo e claro. Isso é um sinal de respeito ao nosso próprio conteúdo. Não precisamos fazer tudo de uma vez. O importante é termos a noção da existência daquele cômodo e, no momento certo, fazermos as mudanças necessárias.

Se o líder possui a disposição de fazer isso consigo mesmo, terá também a disposição e o respeito necessários para conduzir os seus liderados. Nos relacionamentos pessoais e profissionais, convivemos com uma diversidade imensa de pessoas. Gente com valores, ideais, sonhos e missões diferentes vivendo em um mesmo ambiente. O que podemos fazer para unir essa diversidade, alinhar valores e estratégias à missão da empresa?

É preciso alcançar a essência de cada um deles e buscar o que de melhor essas pessoas podem oferecer, bem como criar ações necessárias para alcançar o que a empresa e o colaborador tanto desejam. Através do autoconhecimento, vem a confiança necessária para liderar e buscar resultados. Também conseguimos perceber se estamos prontos para alcançar esses resultados. As perguntas que ficam são: você conhece a si mesmo? Conhece a sua equipe? Está pronto para realizar essa viagem fantástica ao encontro de você mesmo? Se a resposta for não, quem sabe não chegou a hora de investir no autoconhecimento e extrair de cada um o máximo de suas potencialidades?

Fonte: http://bit.ly/1KXkZHA